De digitalisering zorgt ervoor dat er veel minder papier wordt gebruikt, dat om dingen te printen, te versturen en te documenteren. Die verandering is merkbaar in de maatschappij en in onze alledaagse gebruiken, maar zeker ook in bedrijven. In bedrijven en ondernemingen heeft de digitale ontwikkeling de snelheid van het vastleggen van gegevens sterk verhoogd, handmatige verwerking wordt amper nog gedaan. Ook kunnen controles van de gegevens en de juistheid van de gegevens makkelijk en snel geautomatiseerd uitgevoerd worden. 

Door deze ontwikkeling dalen de kosten voor het samenstellen, uitwisselen en verwerken van gegevens en kunnen samenwerking en communicatie veel vlotter verlopen. Maar het belangrijkste voordeel is natuurlijk dat papierbesparing goed is voor onze aarde. Door bijvoorbeeld een factuur digitaal te versturen in plaats van per papier, zorgt dat voor de helft minder CO2-uitstoot. De digitalisering is dus een ontwikkeling die veel kansen biedt, er zijn dan ook veel bedrijven die hierop inspelen met verwerkingssoftware voor het automatiseren van allerlei bedrijfstaken.

Een voorbeeld hiervan is software voor contract management. Het is software die de contract manager of verantwoordelijke ondersteunt met een surface waar alle contracten overzichtelijk in bewaard worden. De software maakt het mogelijk om eenvoudig een totaalbestand van alle lopende contracten te maken, waarop makkelijk allerlei gegevens terug te vinden zijn zoals de begin- en einddatum, met wie de contracten lopen, wat de voorwaarden zijn en wat ze inhouden. Zo is een papieren documentatie helemaal overbodig.

Wat ook een grote bijdrage levert aan het vermijden van papier, is het digitaal ondertekenen van documenten. Vroeger hadden documenten om te ondertekenen een lange weg te gaan. Ze werden opgesteld en meerdere keren afgeprint (want elke partij heeft een versie nodig),   dan moesten ze tot bij de verantwoordelijke voor ondertekening raken, verstuurd worden naar de andere partij, die moest ze ondertekenen en weer terugsturen. Nu kan dat allemaal makkelijk en snel online verstuurd worden.

https://www.mysolution.nl/nl-NL/Home