Sloten vervangen in een kantoor: welke afspraken maak je?

Bij het vervangen van kantoorsloten moet vooraf duidelijk zijn wie na de werkzaamheden toegang krijgt tot welke ruimtes. Zonder die inventarisatie kan een technisch goed uitgevoerd nieuw slotsysteem alsnog onpraktisch worden. De belangrijkste afspraken met een slotenmaker voor sloten vervangen in een kantoor gaan daarom over toegangsrechten, type sluitwerk, planning, kosten en oplevering.

Begin met een deur- en toegangsplan

Maak een overzicht van alle deuren die binnen de opdracht vallen en noteer welke gebruikers toegang nodig hebben.

Maak onderscheid tussen bijvoorbeeld algemene toegangen en ruimtes die slechts voor een beperkte groep toegankelijk zijn, zoals:

• hoofdingang;

• personeelsingang;

• magazijn;

• archief;

• technische ruimte;

• afzonderlijke kantoorruimtes.

Daarmee wordt duidelijk hoeveel verschillende toegangsrechten nodig zijn.

Spreek af welk systeem wordt toegepast

Niet iedere kantoordeur hoeft een afzonderlijke sleutel te hebben. Afhankelijk van de situatie kunnen verschillende cilinders onderdeel zijn van een georganiseerd sleutelplan.

Bij elektronische systemen moeten andere vragen worden beantwoord: wie beheert gebruikers, wie mag toegangsrechten wijzigen en hoe wordt toegang ingetrokken wanneer iemand uit dienst gaat?

Leg deze keuzes vast voordat onderdelen worden besteld.

Maak de offerte specifiek

Vraag om een offerte waarin duidelijk staat welke deuren en onderdelen onder de opdracht vallen.

Wanneer u een slotenmaker Monnickendam of andere aanbieder benadert, geef dan dezelfde inventaris door zodat offertes inhoudelijk vergelijkbaar blijven.

Laat indien mogelijk onderscheid maken tussen materiaal, werkzaamheden en eventuele aanvullende aanpassingen.

Spreek het aantal sleutels vooraf af

Bij mechanische cilinders moet duidelijk zijn hoeveel sleutels worden geleverd en hoe deze worden verdeeld.

Een eenvoudige registratie kan bestaan uit het sleutelnummer of een interne aanduiding, de bijbehorende deur of toegangsgroep en de medewerker aan wie de sleutel is verstrekt.

Leg ook vast wie toestemming mag geven voor aanvullende sleutels.

Plan de werkzaamheden rond het gebruik van het kantoor

Het vervangen van sloten kan deuren tijdelijk buiten gebruik stellen.

Bespreek daarom:

• volgorde van werkzaamheden;

• welke ruimtes bereikbaar moeten blijven;

• wie tijdens de werkzaamheden aanwezig is;

• wanneer nieuwe sleutels worden uitgedeeld;

• wanneer oude sleutels worden ingenomen.

Zo voorkomt u dat medewerkers na vervanging onverwacht geen toegang meer hebben.

Leg wijzigingen tijdens de werkzaamheden vast

Bij demontage kan blijken dat een deur anders is uitgevoerd dan vooraf gedacht.

Spreek daarom af dat relevante aanvullende werkzaamheden eerst worden besproken voordat deze worden uitgevoerd. Dat voorkomt onduidelijkheid over de uiteindelijke factuur.

Controleer de oplevering per deur

Test na montage iedere betrokken toegang. Controleer of de deur normaal sluit, het slot soepel werkt en de bedoelde sleutels toegang geven.

Werk daarna het sleutel- of toegangsregister direct bij.

Voor een kantoor is slotvervanging daarmee zowel een technische als organisatorische wijziging. Wie vooraf deuren, gebruikers, sleutels, kosten en verantwoordelijkheden vastlegt, houdt het toegangsbeheer na de installatie overzichtelijk.